En la era del coronavirus, muchos de nosotros que éramos trabajadores de oficina nos hemos transformado de la noche a la mañana en teletrabajadores. Además, cada vez dependemos más de aplicaciones de videoconferencia como Zoom y FaceTime para comunicarnos con nuestros colegas.
Sin embargo, de manera inevitable, como nuestros hogares y oficinas se convierten en uno solo, las fronteras entre la vida personal y la profesional están comenzando a erosionarse, y han surgido situaciones incómodas.
Para este momento quizá ya hayas tenido algunas videollamadas con colegas que están en lugares extraños, como su baño o su armario para evitar a sus niños. Después están los colegas que olvidan por completo los límites y permiten que sus hijos y mascotas sean parte de la reunión.
Es lindo y conmovedor. Pero también puede prolongar una reunión o desviarla por completo.
“También están los problemas técnicos y la incomodidad del asunto; la gente no está acostumbrada a estar frente a la pantalla”, dijo Elaine Quinn, una emprendedora de Chicago que escribió el libro “There’s No Place Like Working From Home”. “No se les ocurre echar un vistazo atrás para saber qué ve la gente”.
Todos lo entendemos: nadie estaba realmente preparado para esta transición, y hay límites en lo que podemos hacer. Pero ahora parece que tenemos la oportunidad de mencionar cómo ser más amables con nuestros colegas durante las videollamadas del trabajo, pues, después de todo, a ellos nos estamos dirigiendo.
El punto principal: un poco de preparación permitirá en gran medida que las videollamadas sean más tolerables para ti y tus colegas.
Pon a prueba cómo será la llamada
El culpable número uno de una videoconferencia incómoda es la calidad de la llamada. Si no puedes ver ni escuchar a tu colega, ¿entonces de qué sirve la videollamada?
Así que antes de charlar por webcam con un colega, lo mínimo que podemos hacer es ejecutar una prueba para asegurarnos de que la llamada se vea y se escuche bien, con un lío técnico mínimo. Algunos pasos:
— Prueba tu webcam. Los usuarios de Mac pueden abrir la aplicación Photo Booth, y los usuarios de Windows pueden dar clic en el botón de Inicio, y después Cámara. Ahí puedes revisar tu imagen. Ajusta tu iluminación interior y el ángulo de la cámara para hacer que tu rostro se vea bien iluminado. Lo más importante es estar consciente de lo que hay en el fondo: cualquier cosa que no quieras que vean tus colegas, como tu colección de botellas de licor o la ropa sucia, debe estar fuera de la toma.
— Pon a prueba el micrófono. Asegúrate de usar audífonos con micrófono integrado o usa un micrófono externo, pues el micrófono incluido en las laptops puede sonar muy mal. La manera más fácil de asegurarse de que el sonido resulta adecuado es hacer una videollamada con un amigo y preguntarle cómo suenas para después hacer ajustes según sea necesario.
— Revisa tu velocidad de internet.
Debido a que tantas personas se están quedando en casa y usando el internet al mismo tiempo, nuestra banda ancha y nuestro servicio se están ralentizando en muchos vecindarios. Visita speedtest.net para evaluar tu velocidad de internet. Si tu velocidad es de menos de veinte megabits por segundo, es muy probable que tu video se vea pixeleado y tenga retrasos de audio. (Mi última columna sobre los dolores de cabeza tecnológicos al trabajar desde casa repasa algunas soluciones para el internet lento).
En las reuniones grupales, silencia el audio por defecto
Esto quizá parezca obvio, pero muchas personas olvidan silenciar sus micrófonos antes de unirse a una llamada con varias personas.
Eso puede provocar que sonidos como perros que ladran y niños que gritan interfieran en la llamada. En servicios de videollamadas como Zoom y Google Hangouts, tienes la opción de apagar el micrófono antes de unirte a una reunión, y todos deben hacerlo, con excepción de la persona que dirige la llamada. Activa el sonido solo cuando sea tu turno de hablar.
Con la banda ancha de internet limitada, incluso podrías tomar la medida adicional de apagar la cámara por defecto hasta que quieras hablarle al grupo. No hay un valor práctico en ver a la gente mientras observa en silencio tu cámara.
Establece límites
Nuestras familias son más importantes que cualquiera, pero eso no significa que nuestros colegas quieran ver a nuestras parejas en bata, a nuestros gatos sobre el teclado o a nuestros hijos arrojando juguetes.
Por eso es importante tomar videollamadas en un lugar donde puedas establecer límites, de ser posible. El límite físico más sencillo es una habitación con puerta, que pueda cerrarse cuando hagas la videollamada.
Muchos de los que ahora nos piden trabajar desde casa nunca hemos tenido mucho espacio físico para empezar. Pero hay alternativas.
Yo no tengo oficina en casa y trabajo en el comedor. Durante las videollamadas, he adoptado la costumbre de dirigir la cámara web a una pared vacía, lejos de áreas comunes como la cocina y el pasillo, y mis audífonos son la pista visual de que estoy en una videollamada.
Establece un orden del día
Los gerentes tienen la responsabilidad de hacer que las reuniones virtuales sean concisas y cautivadoras. Eso ya aplicaba en las reuniones físicas, pero, para las reuniones virtuales, establecer un orden del día es aún más crucial, dijo Quinn, quien gestionaba a empleados remotos en compañías farmacéuticas antes de fundar Solopreneur Specialist, un sitio web para trabajadores remotos.
“Estás en tu espacio privado, y es fácil distraerte”, comentó.
Los gerentes pueden adoptar algunos enfoques distintos para hacer que las videoconferencias sean más organizadas. Para empezar, antes de la reunión, pueden pedirle a cada empleado que planee hablar de algo específico para que todos tengan algo que hacer y puedan permanecer concentrados.
Pon atención
Por otro lado, si tienes algo mejor que hacer que estar en una videollamada, es más amable disculparte que seguir en la llamada y dejar de poner atención de manera evidente.
Si te distrae y pasas a otra aplicación, como Twitter o Facebook, debes estar consciente de que la gente quizá lo sepa. La aplicación de Zoom, por ejemplo, tiene una configuración que permite que los anfitriones vean si saliste de la aplicación de Zoom durante más de 30 segundos, una prueba fehaciente de que no estás poniendo atención.
Limita el número de reuniones por cámara web
En las oficinas, los negocios quizá se sientan tentados a retener a la gente en salas de conferencia para tener una reunión tras otra. Pero con el trabajo remoto, no necesitamos tener esas reuniones en modalidad de videoconferencia, dijo Jason Fried, fundador de Basecamp, una compañía de software en Chicago que hace herramientas para trabajar de manera remota.
“El trabajo remoto no se trata de eso”, dijo Fried, quien coescribió el libro “Remote: Office Not Required”. “Se trata de respetar el tiempo, el espacio y la atención de las personas, además de darle espacio a la gente”.
Eso se debe en parte a que pedirles a tus colegas que se unan a una videollamada involucra más de lo que crees. No solo tienen que poner a prueba su organización técnica antes de unirse a la llamada, sino que también deben hacer otros arreglos, como hacer que un cuidador saque a pasear a sus hijos.
Una buena regla general es agendar reuniones de video de vez en cuando. Idealmente, resérvalas para diálogos que requieran materiales visuales, como presentaciones y documentos.
Cuando no funcione el video, sigue adelante
No hay una regla universal que exija el uso de chat de video para trabajar desde casa. El teléfono tradicional es igual de bueno.
El año pasado, cuando el equipo de Fried usó videollamadas para evaluar candidatos a un puesto de mercadotecnia en Basecamp, que está conformado por trabajadores remotos, su entrevistado final se unió a la llamada con la cámara apagada. El candidato explicó que conversaba mejor cuando caminaba de un lado a otro en vez de sentarse fijamente frente a la cámara.
“Dijo: ‘Quiero dar lo mejor de mí, y puedo hacerlo si me muevo de un lado a otro”, comentó Fried. “De verdad aprecié eso, porque solo estaba siendo él mismo”.
La compañía terminó contratándolo.
Muchos de nosotros que éramos trabajadores de oficina nos hemos transformado de la noche en teletrabajadores. (Glenn Harvey/The New York Times)
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